Dans toute entreprise ou administration, qu’elle soit publique ou privée, les secrétaires exercent leurs activités sous la tutelle d’un supérieur hiérarchique (Directeur ou Chef de Service). Ils favorisent d’une part le contact entre ce dernier et le personnel et d’autre part entre ce dernier et les personnes ou structures extérieures.
Cette fonction se caractérise par le soutien que ces agents apportent aux missions de leur supérieur dans le domaine de la communication, des relations internes et externes, de l’information, de l’aide à la décision et surtout à l’organisation des travaux administratifs et la gestion du temps. Ils peuvent, sur instruction de leur supérieur hiérarchique, traiter certains dossiers relativement importants.
Compte tenu de ce rôle quasi stratégique que jouent les secrétaires au sein des administrations, il convient de les doter d’outils et de méthodes modernes de travail pouvant leur permettre d’améliorer de façon très sensible leur participation à l’activité administrative. C’est dans ce contexte que se situe la formation intitulée « Management moderne du Secrétariat ».
- OBJECTIFS :
1.1 Objectif général
Renforcer les capacités des Secrétaires et Assistant(e)s de Direction pour un fonctionnement efficient de leur structures.
1.2 Objectifs spécifiques
Au terme de la formation, les participants seront capables de :
- de distinguer les métiers et niveaux de la fonction secrétariat au sein d’une organisation ;
- aménager de façon ergonomique le cadre de travail ;
- assurer une gestion moderne et efficiente de l’information (courrier, documentation et accueil) ;
- améliorer les écrits professionnels ;
- optimiser la valeur ajoutée de la fonction ;
- renforcer la synergie du binôme Assistant/Directeur.
- CONTENU :
Pour atteindre ces objectifs, le contenu à développer sera axé sur les points ci-après :
- La fonction Secrétaire : généralités
- Historique, définitions, typologie ;
- Évolution du métier ;
- Responsabilités de la Secrétaire/Assistante
- Compétences et qualités requises ;
- La déontologie professionnelle.
- L’organisation du service et des tâches du secrétariat ;
- L’aménagement du poste de travail ;
- La gestion de l’information : le courrier ;
- Le classement de la documentation ;
- la gestion de l’agenda : suivi des engagements du supérieur.
- Les écrits professionnels ;
- définition et typologie ;
- le style administratif ;
- rédaction des différents documents.